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NO.36:Wordを使って、宛名の差し込み印刷をするには
今回は、年賀状やあいさつ状など、ハガキの宛名をパソコンで印刷する際の便利な方法をご紹介いたします。

住所録を作成・管理するのは、住所や氏名などを項目別に入れられるエクセルが便利ですね。でも、実際のはがきサイズに合わせて宛名をレイアウト・印刷するのは、ワードのほうが便利です。
こんな時、ワードの「差し込み印刷」という機能を利用します。
差し込み印刷とはワード文書に、他のファイル(今回の場合エクセル)に保存されているデータを埋め込んで印刷することをいいます。
差し込み印刷を利用すると、ハガキに宛名を印刷するひな型と、住所録データを独立して管理でき、簡単に文書やデータの手直しが行えて便利です!

※今回ご説明するのはワードのバージョン2003を使用した場合の手順です。
 バージョンにより方法が異なりますのでご注意下さい。

今回使用するソフト

Microsoft Office Word 2003 Microsoft Office Word 2003

Excelの住所録が完成したら、
Wordを使って、宛名の差し込み印刷をしましょう(^o^)/
 
Wordを起動します。
ここでは「はがき印刷ウィザード」を使って説明をします。
 

メニューバーから操作します。
1、@「ツール」A「はがきと差し込み印刷」B「はがき印刷」をクリックします。

2、「はがき印刷」の窓が表示されます。
住所の差し込み印刷をしたいので、「宛名面の作成(A)」をクリックして選びます

3、「はがき宛名印刷ウィザード」の窓が表示されます。
この手順に従いながら設定をしていくだけではがきへの差し込み印刷ができる便利な機能です。紙は自動的にはがき大になっています。

4、次に「はがきの種類を選びます」の設定をします。
ここでは『年賀/暑中見舞い』を選択します。

5、「縦書き/横書きを指定します」の設定をします。
ここでは『横書き』を選択します。

6、「書式を設定します」の設定をします。
ここでは『MS明朝』にします。

7、「差出人の住所を入力します」の設定をします。
ここで入力した情報が、はがきに反映します。

8、「差し込み印刷機能入力します」の設定をします。
ここでExcelの住所録を指定する操作をします。
すでに自分で住所録を作成している時は、
@「他の住所録ファイルを差し込む」にチェックを入れます。

BExcelの住所録を保存している場所を指定します。
ここではデスクトップに保存している手順でご説明します。

最初に下図のように表示されるので、「デスクトップ」を選択します。

Cデスクトップの「住所録雛形」を選択し、「開く」をクリックします。

D「住所録ファイル名」にExcelを保存している場所が指定されました。
「完了」をクリックします。

「宛名の敬称を指定してください」「様」にしてみましょう

E設定が終了しました。「完了」をクリックします。

F次に下図のような画面が表示されます。
これは、作成したExcelの中でどのシートに住所録を作成しているかをパソコンに教えてあげる画面です。
今回は「Sheet1」に作成しているので、このままで「OK」をクリックします。

G次に右図のような画面が表示されます。

これで完成!と言いたいところですが、ここから郵送する宛先の確認や細かなレイアウトを行います。
ここまでくるともうひといきです♪

 
「はがき宛名印刷」ツールバーの確認♪
 

はがきと一緒に下記のような「はがき宛名印刷」ツールバーが表示されます。
各ボタンの説明をしながら設定をしていきます。

@「宛名」をクリックすると、「差込印刷の宛先」の窓が表示されます。
ここで郵送する宛先と、郵送しない宛先を確認できます。

A「差出人」をクリックすると、「差出人住所の入力」の窓が表示されます。
ここで差出人の情報を編集できます。

B「レイアウト」をクリックすると、「レイアウト」の窓が表示されます。
ここでフォントの編集ができます。

次はいよいよ住所録の各データの差し込みを行いますが、その前に、どこの場所(フィールド)に何の項目が入るのか、Excelの住所録の項目と照らし合わせて、全体像を確認しましょう。

C「差し込んだデータの表示」をクリックすると、はがきに設定の場所が表示されます。
《  》で表示されている部分は、「フィールド」といいます。
ここでも必要に応じて、レイアウトの編集を行います。

D「データ」「フィールドの一致」をクリックします。

E「フィールドの対応」窓が表示されます。ここで、前のページのフィールドの場所を確認しながら、必要なフィールドに、自分の作ったExcelの住所録の項目と照らし合わせます。
必要な項目の下向き▼をクリックして、選択します。

F必要な情報が入り、住所が差し込まれました。

Gレイアウトや住所表示がイメージと違うレイアウトになっていないか、他のデータも確認してみましょう。
編集するときは、Cの画面でレイアウトを編集します。

H上の手順で確認ができたら、「印刷」「すべて印刷」をクリックします。

「すべて」をクリックします。
全てのデータを差し込むという意味です。

プリンターの窓が表示されるので、印刷を開始します。

Iまた、全ページを表示して印刷をしたいときは、
「印刷」「新規文書へ差し込み」をクリックします。

 

「すべて」をクリックします。
全てのデータを差し込むという意味です。

 

全ての宛先が表示されます。ここでも個々にレイアウトの編集が可能です。

慣れるとらくちんな操作なので、ぜひマスターしてね♪
 
保存しましょう
 
大切なデータはまめに保存しましょう。
保存の方法は、下記のとおりです。
 
【手順】
 
メニューバーの「ファイル」「名前をつけて保存」
所定の場所にわかりやすいファイル名で保存します。

 
次回も乞うご期待
/(^o^)\